지식관리시스템 (KMS)은 기업단위 AI시스템 구축의 첫단계.

지식관리시스템 (KMS) 소개

지식관리시스템(Knowledge Management System)은 조직이나 기업 내에서 지식을 효율적으로 수집, 저장, 관리, 공유하는 데 사용되는 소프트웨어 도구나 시스템입니다. 이러한 시스템은 조직의 지적 자산을 보호하고 활용하여, 의사결정과 문제 해결에 도움을 줍니다.

지식의 종류

암묵적 지식 

이 유형의 지식은 경험으로 습득되며 직관적으로 이해됩니다. 따라서 명확하게 표현하고 체계화하기 어렵기 때문에 다른 사람에게 전달하기 어렵습니다. 가령, 자동차 수리를 20년간 최선을 다해서 한 장인이 엔진의 소리만 듣고도, 문제점을 파악하고 수리하는 것과 같은 사례입니다.

암묵지는 학습과 체험을 통해 개인에게 습득돼 있지만 겉으로 드러나지 않는 상태의 지식을 뜻하며, 내재적 지식으로 개인 및 조직의 행태에 대한 관찰 등 간접적인 방법을 통해 획득될 수 있는 지식을 말합니다. 언어, 얼굴인식, 리더십과 같은 것은 암묵지의 종류입니다.

명시적 지식

이 지식은 매뉴얼, 보고서, 가이드 등 다양한 문서 유형에 캡처되어 있어, 조직에서 팀 간에 지식을 쉽게 공유할 수 있습니다. 이러한 유형의 지식은 가장 잘 알려져 있으며, 데이터베이스, 백서, 사례 연구와 같은 지식 자산을 예로 들 수 있습니다. 이러한 형태의 지식은 조직 내에서 지적 자본을 유지하고 신입 직원에게 성공적인 지식 이전을 촉진하는 데 중요합니다.

지식관리시스템(KMS) 특징

지식의 수집 및 저장

지식관리시스템은 다양한 소스로부터 지식을 수집하고 중앙 데이터베이스나 저장소에 저장합니다. 이를 통해 조직 내에 분산된 지식을 한곳에 집중하여 관리합니다.

정보 검색 및 탐색

사용자는 필요한 정보를 쉽게 검색하고 탐색할 수 있습니다. 일반적으로 키워드 검색, 카테고리 분류, 필터링 등 다양한 방법으로 정보를 찾을 수 있습니다.

협업과 공유

지식관리시스템은 조직 내의 구성원들 간에 지식을 공유하고 협업하는 데 도움을 줍니다. 사용자들은 자기경험과 전문지식을 시스템에 기여하며, 이를 다른 사람들과 공유할 수 있습니다.

문서화와 문서 관리

시스템은 문서화된 정보를 관리하고 유지보수합니다. 이를 통해 중요한 프로세스와 절차, 최신 업데이트된 정보 등이 쉽게 접근할 수 있습니다.

전문가 시스템

일부 경우에는 인공지능 기술과 결합하여 전문가 시스템으로 구현됩니다. 전문가 시스템은 도메인 전문가의 경험과 전문적인 판단 능력을 보장하여 의사 결정 프로세스를 자동화하는 데 사용됩니다.

분석과 보고

일부 경우에는 데이터 분석 및 리포트 기능도 포함됩니다.

지식관리시스템 (KMS)의 구성요소(Tools)

문서관리시스템

이 시스템은 디지털화된 서류들을 보관하는 중앙 저장소입니다. 직원들은 이 시스템을 활용하여 회사의 서류들을 검색하고 열람할 수 있습니다.

콘텐츠관리시스템(CMS)

이 시스템은 주로 오디오와 비디오 자료를 관리합니다. 이 시스템을 통해, 최종소비자는 콘텐츠를 편집하고 출판할 수 있습니다.

인트라넷

사적인 네트워크로 특정 기관을 위해 존재합니다. 이 시스템을 통해 조직 내 구성원들의 업무 관련 문서과 자료들이 자유롭게 교환될 수 있습니다. 대표적인 예가 마이크로소프트 쉐어포인트입니다.

데이터 웨어하우스

데이터 분석, 마이닝, AI 그리고 머신러닝을 지원하기 위해, 한 조직이 가지고 있는 모든 데이터를 집대성해 놓는 공간을 말합니다. 여기에 저장된 데이터와 새로 개발된 인공지능 기술들이 결합하여, 직원들의 의사결정을 도와주는 새로운 종류의 데이터가 탄생합니다.

지식관리시스템 (KMS) 구축 사례

IBM의 지식관리시스템¹

IBM은 자체적인 지식관리시스템을 통해 전 세계 직원들이 서로 지식을 공유하고 협업할 수 있도록 하였습니다. IBM은 세 가지 측면에서 지식관리시스템을 활용하고 있다고 합니다.

신규 채용된 직원들 교육용

지식관리시스템은 신규 고용된 직원들이 조직에 대해서 효율적으로 학습할 수 있게 합니다. 새로 고용된 직원들은 궁금한 점이 있을 때마다, 회사의 지식관리시스템에 접속하여 문제를 해결할 수 있습니다.

규정과 컴플라이언스와 관련된 문제들

직원들이 업무를 진행하다 보면, 회사의 내규나 기타 사항에 대해서 의문이 생길 수가 있습니다. 이때, 잘 구축된 지식관리시스템은 직원들이 적절한 답을 찾는 시간을 절감시켜 핵심 업무에 더 많은 시간을 집중할 수 있게 합니다.

고객 응대와 관련된 서비스

고객들은 콜센터에 전화해서 오랜 시간을 기다리기보다, 스스로 문제를 해결하기를 기대합니다. 지식관리시스템이  잘 구축된 회사는, 고객들이 문제를 해결하는 데 드는 시간을 절약시켜 주고, 만족도를 높입니다.

마이크로소프트 쉐어포인트 

마이크로소트프 쉐어포인트는 기업들이 내부 커뮤니케이션과 문서관리, 협업 등을 위해 사용하는 지식관리 도구입니다. 사용자들은 쉐어포인트를 통해 문서를 저장, 검색, 공유하며 협업 작업을 진행합니다.

쉐어포인트는 오피스365 패키지 중의 하나로 팀즈와 함께 서비스됩니다. 원드라이브가 보통 개인 업무와 관련된 자료를 저장하는 공간이라면 세어포인트는 팀이나 회사 전체와 함께 공유하는 자료를 저장하여 관리하는 저장공간입니다.

쉐어포인트 화면

오피스365를 활용하여 클라우드 시스템을 구축한 회사의 경우, 회사 인트라넷에 쉐어포인트가 적용되어 있습니다. 각 팀원은 각자의 작업을 한 결과물을 특정 장소에 저장하고 이 저장된 결과물들은 자동으로 다른 팀원의 인트라넷에 포스팅됩니다.

팀의 팀장이라면, 직원들이 구체적으로 어떤 작업을 하고 있는지 모니터링을 할 수도 있습니다. 다른 팀원의 작업 결과를 실시간으로 트래킹하고, 공유할 수 있기 때문에, 회사가 시스템적으로 잘 활용하면 지식확산과 업무 효율성이 증대됩니다.

엑센추어 지식 교환소(Knowledge Exchange)

컨설팅 회사인 엑센추어는 지식교환소라는 이름의 지식관리시스템을 운영합니다. 이 시스템은 조직 내에서 생성되거나 외부에서 얻어진 정보를 관리하고 분석하여 비즈니스 의사결정에 활용합니다.

지식관리시스템 (KMS)의 장점

기술격차의 파악

회사의 각 팀이 암묵지와 형식지를 모아서 각종 서류를 만들고 이를 취합해서 분석해 보면 팀 간의 핵심역량의 차이를 파악할 수 있습니다. 경영진은 이를 확인하고 조직을 다시 구성하거나 새로운 인재를 고용할 수 있습니다.

더 나은 의사결정

지식관리시스템은 개인과 부서의 지식을 모아, 현재 및 과거에 회사에서 창조된 지식에 대한 접근성을 높입니다. 이를 통해 팀은 숙련도를 높이고 정보에 기반해서 더 나은 의사결정을 내릴 수 있습니다.

사람이 떠나도 기업 내 지식유지

회사에서 가장 유능한 직원이 회사를 떠나더라도 그 직원의 지식이 회사에 남아, 회사의 의사결정과 운영의 효율성을 높이는 데 활용될 수 있도록 합니다.

협업과 의사소통 증대

지식관리시스템과 협업하는 조직의 문화는 팀원들 간의 신뢰를 높입니다. 이런 정보시스템은 직원들 간에 투명성을 높여 공동의 목표에 대한 이해와 공감대를 형성합니다. 참여형 리더십과 열린 커뮤니케이션은 팀이 혁신과 피드백을 받아들일 수 있는 환경을 조성합니다.

오픈소스 지식관리시스템 (KMS)

오픈소스 지식관리시스템은 소스 코드가 공개되어 있어 누구나 사용하거나 수정할 수 있는 지식관리시스템을 말합니다. 이러한 시스템은 개발 비용이 적게 들고 자신의 요구에 맞게 시스템을 커스터마이즈 할 수 있다는 장점이 있습니다.

미디어위키

위키피디아에서 사용하는 것과 같은 위키 형태의 지식관리시스템입니다. 사용자들이 쉽게 정보를 추가하고 편집할 수 있으며, 다양한 언어를 지원합니다.

DSpace

학술자료의 저장 및 공유를 위해 개발된 오픈소스 소프트웨어로, 대학 또는 연구 기관에서 주로 사용됩니다.

Alfresco

2006년에 설립된, 문서 관리와 웹 콘텐츠 관리 등 다양한 기능을 제공하는 엔터프라이즈급의 오픈소스 소프트웨어입니다. 알프레스코는 자바를 활용하여 윈도즈와 유닉스와 유사한 시스템에 활용될 수 있도록 개발되었습니다.

알프레스코의 기업콘텐츠관리(ECM) 서비스를 제공합니다. 이 서비스는 쉐어라고 불리는 웹인터페이스, 컨텐츠와 메타데이터 저장공간, 텍스트 인덱싱 등을 포함합니다. 또한 정보의 거버넌스와 관련 요구 사항을 해결하기 위해 기록관리기능 서비스도 보유하고 있습니다.

 오픈소스 지식관리시스템은 일부 상황에서 상용 KMS보다 우수할 수 있습니다만, 종종 IT 전문가나 개발자가 필요로 하며 설정과 유지보수에 자원을 소모합니다. 따라서, 조직의 역량과 비용을 고려하여 적절한 지식관리시스템을 선택하는 것이 중요합니다.

1.  지식관리, IBM 웹사이트,https://www.ibm.com/topics/knowledge-management, 2023년 9월 25일 현재 ↩︎